Veranderverhaal als de spil van organisatieontwikkeling
Gezamenlijke basis zorgt voor zichtbare én onzichtbare impact
Organisatieontwikkeling draait niet alleen om het aanpassen van structuren en processen; het gaat ook om een verandering in mindset. Maar hoe doe je dat? Een goede veranderaanpak vraagt om het begrijpen van de dynamiek binnen de organisatie en weten wat er speelt onder medewerkers en bestuurders. Dit start bij het formuleren van gemeenschappelijke uitgangspunten op basis van input uit inloopbijeenkomsten en werksessies. Het creëren van een veilige omgeving is hierbij essentieel. Zodat iedereen de ruimte krijgt om ideeën en beelden te delen. Want om de uiteindelijke verandering te omarmen, helpt het wanneer iedereen zich gehoord en gesteund voelt. De gezamenlijke uitgangspunten die uit deze sessies volgen, vormen de basis voor een veranderverhaal. Zo’n verhaal laat zien waarom veranderingen nodig zijn en schetst een levendige toekomst en is daarom onmisbaar bij organisatieverandering. Tot slot moet het verhaal gaan leven. Door het strategisch in te zetten, bijvoorbeeld door het te vertalen naar een herkenbaar symbool, wordt storytelling een krachtig communicatie-instrument.
Case: Samen bouwen aan de toekomst van Utrecht
De stad Utrecht staat voor een grote opgave. De druk op de woningmarkt, voorzieningen en infrastructuur neemt toe, terwijl de middelen zoals ruimte, arbeidskrachten en budget afnemen. Tegelijkertijd stellen bewoners hoge eisen: zij verwachten een leefbare stad met goede voorzieningen, aandacht voor duurzaamheid en de mogelijkheid om zelf actief bij te dragen aan hun buurt of leefomgeving. De verantwoordelijkheid voor deze stedelijke ontwikkeling ligt bij de ruim 1000 medewerkers van het cluster Ruimte van de Gemeente Utrecht.
Om deze uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, stond de organisatie zelf ook voor een opgave. Er was behoefte aan een nieuw fundament met een heldere visie, structuur en werkwijze. Waarmee de organisatie vanuit een integraal perspectief keuzes kan maken. En waarin medewerkers een passende rol vinden en zich thuis voelen in een nieuwe, toekomstgerichte manier van werken. Naast operationele of organisatorische verandering was er dus ook een cultuuromslag nodig.
De gemeente Utrecht vroeg BOOM om advies. We deelden het vraagstuk voor de cluster Ruimte op in 4 stappen:
- Starten vanuit een gezamenlijke basis
De gezamenlijke basis legden we tijdens inloopbijeenkomsten en werksessies, waarin we samen met medewerkers, leidinggevenden, directie en het programmateam antwoorden zochten op de kernvragen: wat zijn de grootste uitdagingen? Welke waarden willen we behouden? En hoe zorgen we dat iedereen zich betrokken voelt in dit proces? Een gezamenlijke basis maakt verandering overzichtelijk en tastbaar en geeft mensen het gevoel grip te hebben op de verandering.
- Een veilige omgeving creëren
Hoewel organisatieverandering een collectieve beweging is, is het belangrijk om oog te houden voor de individuele ervaringen van medewerkers. Het creëren van een veilige omgeving waarin medewerkers zich gehoord en gesteund voelen, helpt hen om de verandering uiteindelijk te omarmen. Daarom gaven we tijdens die sessies bewust ruimte aan zorgen, vragen en twijfels.
- Een verbindend verhaal schrijven
We schreven een veranderverhaal dat richting geeft aan de communicatie en zo de organisatieontwikkeling ondersteunt. Het helpt het programmateam en de nieuwe directie om de gewenste veranderingen duidelijk te maken. Waardoor medewerkers zich betrokken voelen, trots zijn op hun rol en beter begrijpen wat de veranderingen voor hen en de organisatie betekenen.
Een krachtig veranderverhaal begint bij een helder antwoord op drie kernvragen: waarom veranderen we, wat verandert er, en waarheen bewegen we. Het waarom creëert urgentie en geeft betekenis aan de inspanning. Het wat brengt focus en maakt de verandering tastbaar. En het waarheen biedt perspectief en motiveert.
Voor de gemeente Utrecht waren die vragen:
- Waarom: De groeiende complexiteit van stedelijke ontwikkeling in Utrecht.
- Wat: Een nieuwe manier van werken, met meer integraal samenwerken en duidelijke prioriteiten om stedelijke sturing mogelijk te maken.
- Waarheen: Een organisatie die flexibel, daadkrachtig en verbonden is. Niet alleen met zichzelf, maar ook met de stad en haar bewoners.
Raizel Eliasberg
- Een herkenbare kapstok ontwikkelen
Het verhaal vertaalden we naar de creatieve kapstok ’t Huis van Ruimte. Met zo’n kapstok creëren we herkenbaarheid voor de organisatieontwikkeling. ‘t huis van Ruimte symboliseert een plek waar Utrechters samen bouwen aan de toekomst van de stad én een omgeving waarin medewerkers zich gewaardeerd en thuis voelen. Het ondersteunt de boodschap dat de hele organisatie bouwt aan een stevig ‘fundament’ voor de toekomst.
Het eigen huis moet stevig staan, zodat Ruimte beter kan bouwen aan het huis van een ander. De groei van Utrecht vereist net als goed ingericht huis een integrale aanpak met heldere keuzes. Met duidelijke ‘huisregels’ zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt en waar ze prettig kunnen werken. Op deze manier draagt de hele organisatie bij aan een gedeelde missie: het creëren van een duurzame toekomst voor Utrecht. Het concept hebben we verder uitgewerkt in een reeks middelen, waaronder testimonials van medewerkers, onder de noemer ” ’t Huis van Peter/Nadia/Willemijn”.) waarin zij positieve voorbeelden delen van hoe zij de nieuwe manier van werken binnen Ruimte al toepassen. Ook ontwikkelden we in lijn met het concept een sprekende explainervideo die de het waarom, wat en het hoe van de organisatieverandering helder uitlegt aan de medewerkers van Ruimte.
Tot slot
Met deze aanpak hebben we niet alleen bijgedragen aan de zichtbare aspecten van de organisatieverandering, zoals het implementeren van nieuwe structuren en werkprocessen, maar ook aan de minder tastbare, maar cruciale verandering in houding, samenwerking en verbondenheid. Door medewerkers actief te betrekken en een inspirerend toekomstbeeld te bieden, hebben we een stevige basis gelegd voor een organisatie die klaar is voor de uitdagingen van morgen.
Bekijk ook deze onderwerpen
Bekijk het volgende project
Slimmer werken bij het Rijksvastgoedbedrijf
De overheid zet grote stappen in haar digitale transformatie. Ook het Rijksvastgoedbedrijf (RVB)...
