Teamontwikkeling in een groeiende gemeente
Van drukte naar bewust kiezen
Hoe organiseren we ons helder ten opzichte van bestuur en organisatie? Hoe zorgen we voor een goed verdeelde werkdruk? En hoe vangen we elkaar op? Deze vragen stonden aan de basis van een leerproces waarin we met team, bestuur en organisatie samen verkenden hoe communicatie meerwaarde kan toevoegen aan de grote maatschappelijke opgaven van de gemeente.
“Het traject moest praktisch zijn, samen worden vormgegeven en leiden tot concrete handelingsperspectieven.”
De voorwaarde voor succes
Borsele is in beweging. Het communicatieteam groeide in een aantal jaar van één adviseur naar een team van zes adviseurs en de organisatie werd opnieuw ingericht van vier naar zes domeinen. Tegelijkertijd sprak het team de ambitie uit om door te groeien van uitvoerder naar strategisch adviseur. Meer impact maken, steviger adviseren en beter prioriteren stonden op het wensenlijstje. In de dynamiek van het dagelijkse werk is het maken van zo’n ambitieuze stap niet makkelijk. Daarom werd BOOM gevraagd om hierin aanjager en procesbegeleider te zijn.
Tijdens de kick-off formuleerde het team zelf de voorwaarden voor succes. Het traject moest praktisch zijn, samen worden vormgegeven en leiden tot concrete handelingsperspectieven. Geen advies voor in de la, maar een ontwikkelagenda om mee aan de slag te gaan.
Ontwikkelen met het team, niet voor het team
De aanpak bestond uit teamsessies, interviews met bestuur, directie en domeinmanagers, een analyse van de tijdsbesteding, het evalueren van de eigen vaardigheden en gezamenlijk ontwikkelen van een toekomstgerichte ontwikkelagenda. Daarmee ontstond een compleet beeld van de huidige situatie en breed draagvlak voor de ontwikkelrichting. Die combinatie bleek waardevol. In gesprekken met bestuur en organisatie werd zichtbaar hoe het communicatieteam werd gewaardeerd: enthousiast, creatief, behulpzaam en betrouwbaar.
Tegelijkertijd kwam ook een duidelijke ontwikkelopgave naar voren. Zowel bestuur als organisatie zagen kansen om communicatie meer strategisch te positioneren, scherper te prioriteren en meer regie te nemen op belangrijke opgaven. Voor BOOM was daarbij één uitgangspunt belangrijk: het team bleef zelf eigenaar van de ontwikkeling. Onze adviseur begeleidde het proces waarin het team zelf de oplossingen bepaalde. Door steeds gezamenlijk te reflecteren, keuzes te maken en oplossingen te ontwerpen, is een ontwikkelagenda gemaakt die past bij de werkelijkheid van Borsele. Dat vergroot de motivatie om ermee aan de slag te gaan.
“Teamleden maken bewustere keuzes, bewaken de eigen tijd beter en creëren ruimte voor werk dat er echt toe doet.”
Inzicht in tijd
Van alle onderdelen uit het traject maakte een element misschien wel de meeste indruk: het meten van de tijdsbesteding. Gedurende meerdere meetmomenten hielden teamleden bij waar hun tijd daadwerkelijk naartoe ging. De resultaten zijn door BOOM geanalyseerd en gezamenlijk geïnterpreteerd aan de hand van het tijdsmodel van Communiceren met Focus. Daaruit bleek onder andere hoeveel tijd opging aan overleggen, coördinatie en werkzaamheden die niet direct bijdroegen aan de afgesproken prioriteiten. Dat inzicht maakte veel los. Tijdens de teamsessie werd kritisch gekeken naar bestaande werkpatronen, overlegstructuren en de vraag welke activiteiten werkelijk waarde toevoegden. Ineens ging het gesprek niet meer over de druk van buitenaf, maar vooral over de eigen keuzes van het team.
In de weken na die sessie meldden teamleden regelmatig met enige trots: “Ik heb weer een overleg overgeslagen hoor.” En dat is een belangrijke stap in de verandering: teamleden maken bewustere keuzes, bewaken de eigen tijd beter en creëren ruimte voor werk dat er echt toe doet.
Tijdsmodel van ‘Communiceren met Focus’
Het tijdsmodel (van Communiceren met Focus, Renata Verloop & Aart Paardekoper) helpt communicatieteams inzicht te krijgen in hun tijdsbesteding en bewuste keuzes te maken over capaciteit en prioriteiten. Het model onderscheid vier soorten tijd:
- Vaste tijd: structurele werkzaamheden, zoals beheer van kanalen, jaarlijks terugkerende gebeurtenissen en communicatie over dienstverlening.
- Actuali-tijd: tijd om te reageren op het onvoorspelbare. Denk aan: issue- crisiscommunicatie, woordvoering, inhaken op actuele kansen.
- Priori-tijd: tijd die je bewust reserveert voor strategische communicatie rondom bestuurlijke prioriteiten en maatschappelijke opgaven. Dit zijn onderwerpen en dossiers waarin communicatie het verschil maakt en grote impact hebben op bestuur en gemeenschap.
- Extra tijd: taken of werkzaamheden waarvoor geen tijd is gereserveerd, maar welk noodzakelijk zijn, zoals projecten die niet in de jaarplanning staan.
Annelies Gras
Van reactief naar bewuster
Aan het begin van het traject omschreef het team zichzelf vooral als betrokken, hardwerkend en vaak reactief. Tijdens de sessies bleek tegelijkertijd hoeveel leergierigheid, nieuwsgierigheid en ontwikkelkracht in het team aanwezig was. In de ontwikkelagenda staan praktische stappen om sterker te worden in de belangrijkste communicatievaardigheden. Ook keuzes over prioriteiten, samenwerking met elkaar, bestuur en organisatie zijn onderdeel van het ontwikkelplan. Door actief te sturen op werkritme, focus en prioriteiten ontstaat meer rust en regelmaat. De eerste stappen zijn gezet en de ontwikkeling wordt zichtbaar in het dagelijks werk.
“Echte verandering begint bij de bereidheid van mensen om samen kritisch te kijken naar hun werk en stap voor stap betere keuzes te maken.”
Duurzame verandering ontstaat samen
Wat dit traject volgens ons bijzonder maakt, is dat de oplossing niet vooraf vaststond. Het vraagstuk van Borsele is niet uniek: veel communicatieteams worstelen met vergelijkbare vraagstukken. Ze gaan over werkdruk, prioriteren, de positie van de afdeling of beter strategisch adviseren. Een generiek advies is snel gegeven. De vraag is welke impact zo’n advies maakt. De kracht van deze aanpak zit vooral in het samenspel tussen begeleider en team. Het team bepaalt het tempo, de oplossingen en de werkwijze die passen bij de eigen context. Zo ontstaan ontwikkelplannen die realistisch, uitvoerbaar en duurzaam zijn. Of zoals dit traject laat zien: echte verandering begint bij de bereidheid van mensen om samen kritisch te kijken naar hun werk en stap voor stap betere keuzes te maken. Dat vraagt aandacht, eigenaarschap en vertrouwen. Complimenten aan het communicatieteam van Borsele, dat zo eerlijk, gedegen en enthousiast met ons aan de slag is gegaan!
Bekijk ook deze onderwerpen
Bekijk het volgende project
Het hbo maakt Nederland sterker
Toen minister-president Rob Jetten tijdens de opening van het hogeschooljaar werd gevraagd waarom...
