Soms is het alleen vanwege de wettelijke verplichting, soms om publiekelijk verantwoording af te leggen en soms omdat het uitstekend benut kan worden als PR-middel. Het motief om een jaarverslag te publiceren is voor elke organisatie anders. Daarom blijft het bij de ene organisatie bij een samenvatting van het jaar op een paar A4-tjes, terwijl er bij de ander een heel boekwerk van wordt gemaakt. Zo'n ‘papieren jaarverslag' wordt maar door een select gezelschap gelezen en verdwijnt vervolgens in de kast of bij het oud papier, terwijl er veel tijd en geld in is gestoken. Een online jaarverslag is vaak een betere investering, die nieuwe mogelijkheden biedt.
Een online jaarverslag publiceren, kan op vele manieren. Bijvoorbeeld als video, website, app, interactieve pdf, of een combinatie daarvan. Wat ze allemaal gemeen hebben: ze zijn toegankelijker, interactiever en duurzamer dan een papieren boekwerk dat ergens in een la verdwijnt. Joop Maas, adviseur bij BOOM Communicatie: “Dat zijn belangrijke voordelen, waardoor je zou verwachten dat bijna elke organisatie met een online verslag op de proppen komt. Toch is dat nog lang niet zo. Juist omdat er zoveel mogelijkheden zijn, vinden veel organisaties het lastig om te bepalen hoe ze een online verslag kunnen realiseren dat is afgestemd op hun doelstellingen. Ook wordt er al snel gedacht dat het altijd om een omvangrijk project gaat, wat veel geld kost. In de praktijk blijkt dat er voor iedere vorm van verslaglegging een passende online oplossing te vinden is. Dat kan betekenen dat het blijft bij het plaatsen van een kort filmpje met wat infographics op Youtube. Of dat er juist – om een ander uiterste te noemen – een veelomvattende website gelanceerd wordt met een daaraan gekoppelde social media-strategie”.
BOOM heeft enkele voordelen van online verslaglegging in woord en beeld op een rij gezet.