Menig manager maakt gebruik van denkmodellen. Vooral tijdens presentaties binnen de eigen organisatie is het maar de vraag wat de toegevoegde waarde hiervan is. Vaak wil de manager indruk maken en zet daarom allerlei ingewikkelde, al dan niet zelfgemaakte modellen, figuren en tabellen in. Maar de meeste medewerkers zijn niet gewend om met modellen te werken, analytisch te denken en op een zeker abstractieniveau te opereren. Als het doel is een boodschap over te brengen over complexe materie, kan het verstandig zijn andere middelen te gebruiken, zoals metaforen en anekdotes. Ik zal er zo een aansprekend voorbeeld van geven.
Allereerst wil ik kwijt dat modellen uiteraard structuur scheppen, overzicht geven en goed afbakenen. Ze helpen managers situaties te begrijpen en daarmee grip te krijgen op ingewikkelde vraagstukken. Een nadeel is echter dat modellen kunnen leiden tot een schijnzekerheid waarin het lijkt dat iedereen het verhaal begrijpt, maar de kernboodschap niet blijft hangen. In de praktijk zie ik het op die manier vaak mis gaan. Er wordt te veel vanuit het eigen referentiekader gedacht. Beter is het om je te verplaatsen in de ontvanger.
Zo gaf ik laatst een presentatie over verandermanagement voor het middenkader van een grote non-profit organisatie. Het was mijn doel de complexe verandermaterie duidelijk over te brengen op het gevarieerde publiek. Op zo'n manier dat de essentie helder is én blijft hangen. Een uitdaging. Hoe toon je aan dat veranderingen niet achteloos kunnen worden doorgevoerd, omdat ze ergens in de organisatie grote gevolgen kunnen hebben?
Waar het in die presentatie om ging, was dat de aanwezigen mijn boodschap goed zouden begrijpen en de essentie van mijn verhaal aan anderen binnen de organisatie konden overbrengen. Ik had natuurlijk het bekende 7S-model van McKinsey kunnen gebruiken. Dat toont een web van verbanden en relaties tussen een zevental organisatie-elementen. Maar dat model zou niet goed overkomen op de aanwezigen. Ze zouden niet openstaan voor de managementtaal die eraan kleeft. Gelukkig is er een sterk alternatief: de anekdote van Kotter, een Amerikaanse expert op het gebied van verandermanagement en leiderschap. Deze anekdote heeft een heldere boodschap, is begrijpelijk, herkenbaar, toegankelijk en mede door deze eigenschappen gemakkelijk te onthouden en te reproduceren.
Ik besloot de anekdote van Kotter niet droog te vertellen, maar al mijn verborgen acteertalenten aan te spreken. Alsof ik met ‘Holland got talent' meedeed, voerde ik mijn meesterwerk op. Ik begon het verhaal als volgt: “Stel je voor: je loopt je kantoor binnen. Eigenlijk bevalt de inrichting je niet meer. Daarom besluit je wat spullen te verplaatsen”. Ik maakte het geheel gelijk beeldend door rond te kijken in het zogenaamde kantoor en de bureaustoel achteruit te trekken om het bureau te verschuiven. Vervolgens verplaats ik het fictieve bureau naar de andere kant van het kantoor. “Dat bankje kan blijven staan”, meld ik de aanwezigen. Ten slotte zet ik alle virtuele boeken gestructureerd op de boekenplank.
Deze situatie beschrijft de ideaalsituatie waarin kantoormeubels, als metafoor voor organisatieonderdelen, onafhankelijk van elkaar veranderd kunnen worden. In de praktijk is dat natuurlijk niet zo. Dan moet men er rekening mee houden dat organisatieonderdelen expliciet of impliciet met elkaar zijn verbonden. De anekdote gaat dan ook verder met de situatie zoals het in organisaties in het echt werkt.
Ik neem de toehoorders in gedachten weer mee naar hetzelfde kantoor: “Stel je dezelfde situatie voor. Je loopt weer naar binnen. De inrichting bevalt niet. Daarom besluit je een en ander te verplaatsen. Eerst probeer je de bureaustoel achteruit te trekken om het bureau te verschuiven. Maar… tot je verbazing lukt dat niet! Je ziet dat alles in het kantoor met elastieken, touwen en staalkabels aan elkaar is verbonden”. Ik gebruik wederom mijn acteerkwaliteiten om met veel uiterlijke krachtinspanningen de stoel te verschuiven. En ja, het lukt om de stoel een stukje te verzetten. Maar dan zie ik dat ook het bankje ongewild is verschoven. Als ik vervolgens het bankje weer op zijn plaats terugschuif, zie ik dat de boeken van de plank zijn gevallen en het schilderij van de muur is gekomen. Ik ren naar de staande lamp die ik nog net op kan vangen. Kortom, het werd een amusant toneelstuk waar menig amateurgezelschap jaloers op zou zijn!
Ik had er veel lol in en dat straalde ik uit. Zo hield ik de aandacht van mijn publiek goed vast. Bovendien was het een uiterst treffende anekdote, die aangeeft dat veranderingen niet zo gemakkelijk zijn door te voeren. Dat het een continu proces is waarbij vele doelgroepen binnen de organisatie betrokken moeten worden.
De anekdote deed zijn werk. De boodschap kwam over en de afdelingshoofden hadden geen enkele moeite de boodschap door te vertalen naar de werkvloer. Ik ben er heilig van overtuigd dat ik dat effect niet zou hebben bereikt met een powerpointpresentatie vol wollige managementtheorieën. Mijn credo is dan ook: beter één anekdote in het hart dan 10 keer gebakken lucht!
Hans van den Boom – Senior communicatieadviseur en algemeen directeur BOOM