Contentmigratie wordt veelal gezien als de laatste horde van een webproject. Na het ontwikkelen van een nieuwe website of het overstappen naar een nieuw CMS, staat u aan de vooravond van livegang. De hoogste tijd om content van het oude naar het nieuwe platform over te zetten. Veel te laat, volgens Annemieke Boidin-van Egmond, communicatieadviseur bij BOOM Communicatie. “Contentmigratie is een project op zich. Alleen met een gestructureerde aanpak en goede planning bereikt u het gewenste resultaat.”
Er is geen standaard stappenplan voor een succesvolle contentmigratie. Dat komt omdat geen project hetzelfde is. Wel spelen altijd drie aspecten een rol, namelijk: content, design en techniek. Het is belangrijk om tijdens het webtraject een integrale aanpak te hanteren. Eerst design en techniek op orde brengen en pas daarna gaan kijken naar content(migratie), leidt geheid tot onvolkomenheden en onverwachte problemen. Een contentmigratieplan op te stellen, is een noodzakelijke voorwaarde om tot resultaat te komen. Evenals het aanstellen van verantwoordelijken die over de benodigde kennis en expertise beschikken.
In het contentmigratieplan wordt omschreven hoe de contentmigratie er in de praktijk uit komt te zien en welke implicaties dat heeft. Te beginnen bij een grondige inventarisatie. Door een contentaudit uit te voeren, brengt u in kaart welke content wel en niet wordt gemigreerd. Schroom hierbij niet om kritisch te zijn: dit is dé kans om irrelevante en niet-actuele content achter te laten. Andersom geredeneerd kunnen er ook content-elementen zijn die u kost-wat-kost wilt behouden, vanwege de vindbaarheid in zoekmachines. Zet het resultaat van de contentaudit overzichtelijk uiteen in het contentmigratieplan.
De tweede stap is het samenstellen van een migratieteam. Wie heeft welke rol? Welke informatie-eigenaren zijn er? En wie is er verantwoordelijk voor de voortgang van het migratietraject? Belangrijk is hierbij om bij deze mensen voldoende tijd vrij te maken. Een contentmigratie vraagt immers aandacht en tijd van mensen, en kan er – in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht – niet zomaar ‘bij' worden gedaan. Boidin-van Egmond: “De uitdaging zit hem vooral in het creëren van draagvlak bij en medewerking van alle betrokkenen en stakeholders. Met een persoonlijke benadering en strakke coördinatie zorgen we ervoor dat het project een succes wordt”.
“In een contentmigratiedocument staat wie welke content migreert, vanuit welke bron dat gebeurt en wat de nieuwe bestemming is.”
Annemieke Boidin (BOOM Communicatie)
Een goede voorbereiding en planning is belangrijk, maar uiteindelijk draait het om de migratie zelf. Belangrijke keuze is of bestaande content (deels) geautomatiseerd wordt gemigreerd of dat er handwerk wordt gevraagd. Hoe dan ook: reserveer voldoende tijd voor de migratie zelf en werk hierbij vanuit een contentmigratiedocument. “Daarin staat onder meer wie welke content migreert, vanuit welke bron dat gebeurt en wat de nieuwe bestemming is,” zegt Boidin-van Egmond. “Noteer tot in de detail welke aspecten wel of niet zijn afgerond en breng ook in kaart met welke externe partijen u afspraken heeft gemaakt en wat hiervan de deadlines zijn. Zo kunt u zorgen voor goede afstemming. Vooraf een goede prioritering aanbrengen vergemakkelijkt het proces. U heeft dan bij livegang alle belangrijke zaken op orde en het is duidelijk welke optimalisaties er nog moeten plaatsvinden.”