Archief

Goede start van intranet essentieel

Wat een goed intranet omvat, is voor iedere organisatie verschillend. Voor ouderenzorgcentrum Volckaert betekent het dat medewerkers gemakkelijk en snel toegang hebben tot werkgerelateerde informatie, zoals handleidingen en procedures. De navigatie moet duidelijk en helder zijn en het platform moet over een goede zoekfunctie beschikken.

Om snel en gemakkelijk op een intranet over de juiste informatie te beschikken, is het van belang om vooraf een afgestemd interactiedesign te ontwikkelen. “Het bepalen van het interactiedesign is niet zomaar gedaan”, vertelt communicatieadviseur Riona Dietvorst-Doolaard. “De belangen van de verschillende afdelingen zijn vaak groot. Toch is het belangrijk de behoeften en wensen van de medewerkers boven die van de afdelingen te plaatsen. Daarom is er een projectteam samengesteld uit diverse lagen van de organisatie. Samen met hen hebben we goed nagedacht over de uitgestippelde werkpaden, de vindbaarheid van informatie en de meest optimale zoekmogelijkheden. We kunnen namelijk niet álles op de homepage plaatsen. Keuzes maken is noodzakelijk”.

Het inrichten van een goede zoekfunctie en heldere navigatiemogelijkheden, zijn bepalende factoren voor een succesvol intranet. Welke zoekwegen zijn het meest geschikt? En wat als een zoekopdracht zo'n ‘overload' aan hits geeft, dat de gebruiker door de bomen het bos niet ziet? Of is het relevanter om per divisie of afdeling te zoeken? Om hier juiste keuzes in te maken, overlegt BOOM Communicatie met de opdrachtgever tijdens projectbesprekingen.

Filteren
“Samen met BOOM Communicatie zijn we tot de conclusie gekomen dat het ‘filteren' van informatie het beste aansluit bij de gebruiker. Daarom kiezen we voor deze optie”, geeft het projectteam Intranet van Volckaert aan. “Dit betekent dat de gebruiker vooraf al keuzes maakt. Je kiest op afdeling, onderwerp, letter uit het alfabet, etc. Het is net als op een bookingsite voor een vakantie. Dan geef je vooraf ook een aantal variabelen aan. Zo kom je snel bij de gewenste informatie”.

 

Lancering
Naast het interactiedesign, ontwikkelt BOOM ook de ‘look and feel' voor het intranet en wordt ook de lancering van het intranet verzorgd. De eerste indruk is namelijk bepalend voor het verdere gebruik door de medewerkers. Annette Lemmens, communicatieadviseur bij Volckaert vertelt: “Iedere medewerker krijgt een introductiekaart. Deze kaart ligt op de ochtend van de lancering bij iedereen op het bureau. Hierop worden de belangrijkste mogelijkheden en functies weergegeven aan de hand van duidelijke screenshots. Verder delen we notitieblokjes op handformaat uit. Deze worden veel gebruikt door onze verzorgers. In het boekje lezen zij om de 10 pagina's een handige tip over het intranet. Zo blijft het onder de aandacht en hopen we op een makkelijke en soepele overgang met veel positieve geluiden vanuit de organisatie”.

Dietvorst sluit af: “Het is belangrijk om het intranet op een passende wijze te introduceren. Als medewerkers het de eerste keer niet duidelijk vinden, dan bestaat namelijk het gevaar dat zij het platform direct afschieten. Een goed doordachte introductie kan dit voor komen”.