Deze week is de herziene ‘Code E-mail' van kracht gegaan. In deze vernieuwde regelgeving staat omschreven hoe en wanneer organisaties commerciële e-mail aan bedrijven en consumenten mogen versturen. De inwerkingstelling van de code betekent een aantal veranderingen in de regelgeving van communicatie via e-mail.
Telecommunicatiewet
In Nederland is sinds oktober 2009 de vernieuwde Telecommunicatiewet van kracht. Deze wet stelt het door organisaties ongevraagd versturen van berichten strafbaar. Iedere verzender van e-mail moet voorafgaand aan de verzending toestemming verkrijgen van een ontvanger om met hem of haar te mogen communiceren via e-mail. Binnen de wet zijn ook vereisten vastgelegd over de verzending, de inhoud van berichten, het gebruik van bestanden en afmeldprocedures. De regels gelden zowel voor e-mail gericht aan organisaties als voor e-mail gericht op consumenten.
Technologische ontwikkelingen
Branchevereniging DDMA, de branchevereniging voor dialoogmarketing, en Thuiswinkel.org hebben de nieuwe code in samenwerking met werkgeverskoepel VNO-NCW opgesteld. Technologische ontwikkelingen en strengere wettelijke eisen vormden volgens deze organisaties aanleiding om de bestaande code te herzien.
De code is per 1 januari 2012 in werking getreden. Er staan onder meer belangrijke bepalingen in over de wijze waarop toestemming moet worden verkregen voor de verzending van e-mail, de afmeldprocedure en de identiteit en herkenbaarheid van de afzender. De code is een aanvulling op de reeds in de wet vastgestelde vereisten en wordt onderdeel van de Nederlandse Reclame Code, die geldig is voor het Nederlandse bedrijfsleven. De Stichting Reclame Code, bekend door onder andere het werk van de Reclame Code Commissie, houdt toezicht op naleving.
Praktische checklist
Op Frankwatching.nl is een handige checklist gepubliceerd, geeft BOOM-adviseur David Westveer aan: “Een belangrijk aandachtspunt voor bedrijven is dat er altijd eerst toestemming gevraagd moet worden voor het toezenden van commerciële e-mail. Nog niet alle bedrijven zijn zich daarvan bewust. Verder horen e-mails volgens de code een functioneel en werkend reply-adres te hebben en de afzender dient door de ontvanger herkenbaar te zijn. Een ‘noreply' e-mailadres, een e-mailadres dat is opgebouwd uit de naam ‘noreply' voor het apenstaartje, mag volgens de code niet meer. Ook dient de naam van de bestandseigenaar, doorgaans de afzender, gespecificeerd te zijn. Zo is voor de ontvanger in één oogopslag te zien is van wie de e-mail afkomstig is. De ontvanger moet ook kunnen zien dat het bericht een commerciële boodschap is. De e-mail mag dus niet misleidend zijn. Camouflagetactieken en andere listen zijn niet toegestaan. Dat is iets waar alle bedrijven en hun reclamemakers zich bewust van moeten zijn. Reclame via e-mail moet qua opmaak, presentatie en inhoud duidelijk als zodanig herkenbaar zijn. Een laatste punt dat ik wil benadrukken is dat er voor de ontvanger een mogelijkheid moet zijn om eenvoudig en kosteloos bij de verzender kenbaar te maken dat de ontvangst van toekomstige berichten ongewenst is. ‘Uitschrijven' en ‘afmelden' moet dus simpel en snel te regelen zijn. Daarvoor moet een simpele beantwoording van de e-mail volstaan. De ontvanger mag dus door de verzender niet verplicht worden gesteld om in te loggen via een website, voordat hij zich kan afmelden”.
Geraadpleegde bronnen: Communicatieonline.nl, Ddma.nl en Frankwatching.com