Archief

Project Nine

U kent het vast wel. Van die projecten die heel belangrijk zijn, maar best nog wel even kunnen wachten. En hoewel het er niet op aankomt of u er een week of een maand later mee start, voelt u de druk naar mate de tijd vordert toenemen. Bij de één leidt dat tot struisvogelpolitiek: ‘Dat komt wel; ik hoef me daar nu nog niet druk om te maken'. Bij de ander leidt het juist tot onrust en stress: ‘Ik kan het maar beter meteen regelen, want anders kom ik later in de problemen'. Zelf heb ik nu ook zo'n ‘project': over zo'n 5,5 maanden word ik moeder! Met een logische en geordende aanpak weet ik zeker dat ik ook dit project goed kan managen en kan genieten van het proces.

Ik houd van structuur en laat liever niets aan het toeval over. Bij ieder project werk ik daarom doelgericht volgens een aantal stappen. Dat is in zo'n bijzondere situatie als een zwangerschap niet anders. Stap 1: maak de bekende ‘to-do-list'. Wat moet er allemaal gebeuren en bij wie moeten we zijn om het voor elkaar te krijgen? Stap 2: stel belangrijke ‘ankerpunten' vast in het proces. Weet wat daar in ieder geval voor nodig is. Zoals een verloskundige, echo, de babykamer, noem het maar op. En – dat vind ik best een lastige – een naam! Stap 3: hang reële deadlines aan de stappen. Zo kun je van tevoren al bepalen hoe lang je nodig hebt voor het nemen van de benodigde acties. Dat voorkomt tijdsdruk en dus stress in een latere fase. En voor diegenen die juist wel meteen van alles willen regelen: het voorkomt chaos in het hoofd. Er blijft dan van alles te doen, maar feitelijk gebeurt er weinig.

Vanuit mijn ervaring als communicatieadviseur weet ik dat uitstelgedrag of soms zelfs struisvogelpolitiek zich veel voordoet. Maar hoe je het ook wendt of keert; er komt toch een moment dat het geregeld moet zijn. Beter goed voorbereid op het moment van de waarheid, dan hals over kop nog zaken in orde moeten maken. Of erger nog – voor de echte struisvogels onder ons vast wel bekend – helemaal niet meer weten waar je aan toe bent.

Deadline of dreamline?
Heeft u een project waarbij u wel wat hulp kunt gebruiken? De komende maanden help ik u graag om van uw deadline een dreamline te maken. Tot half oktober. Daarna ben ik er dus even tussenuit. Maar gelukkig staan ook mijn collega's er om bekend ieder project in duidelijke processtappen in te delen en daar gericht aan te werken. Eigenlijk kennen wij dus alleen maar dreamlines!

Riona Dietvorst-Doolaard – Communicatieadviseur BOOM Communicatie