Vrijdag is het zover: ik ga trouwen! Toen mijn vriend en ik met Pasen besloten dat op 3 augustus te doen, riep dat bij mensen om ons heen nogal wat vragen op: “Hoe kun je nu zo snel nog een trouwerij plannen?”, “Ga je dat wel halen?”, “Weet je wel wat er allemaal bij komt kijken?”. Mijn antwoord was simpel: “Nee, natuurlijk weten we dat niet precies. Maar het komt vast en zeker goed, want in mijn werk doe ik als account executive hele dagen niets anders dan projecten in goede banen leiden en deadlines halen en zo'n trouwerij kun je toch gewoon zien als een mooi project?”.
Ik ben in ‘project Wedding' gestapt zoals ik dat ook voor klanten doe. Je hebt een startdatum en een einddatum, in ons geval 3 augustus. Daartussen moet een heleboel gebeuren. De hoofdlijnen zijn bekend, de omvang en aanpak verschilt natuurlijk per project, maar de basis is hetzelfde. Stap 1 is het bepalen van het format voor de bruiloft. Wat voor soort bruiloft willen wij er van maken? Wat willen we wel en wat niet? Stap 2 is het zekerstellen van de belangrijke ‘ankerpunten' in het proces, zoals het vastleggen van de locatie, het tijdstip van trouwen in het stadhuis en het tijdig uitnodigen van onze gasten. Vervolgens komen alle overige zaken naar voren, zoals het uitzoeken van ringen, pak en jurk, de bruidstaart en noem het maar op. Volgens goed gebruik heb ik daar meteen maar een lijst van gemaakt, niet anders dan bij projecten voor klanten. Een checklist dus (stap 3).
Een aantal zaken op de checklist is makkelijk af te vinken na het doen van wat telefoontjes en reserveringen. Voor de overige zaken is het voor mij altijd een kwestie van terugrekenen vanaf de deadline. Zo is het heel gebruikelijk dat uitnodigingen voor een huwelijk verstuurd worden tussen de 6 en 8 weken voor het feest. Je weet dan wanneer de kaart verzonden moet worden, wanneer die gedrukt moet zijn, wanneer je de teksten gereed moet hebben en wanneer je moet bepalen wat voor soort kaart je wilt. Om zomaar één voorbeeld te geven. Door op die manier alles terug te rekenen, vormt de checklist zich al snel om tot een prioriteitenlijst: stap 4.
Vanuit mijn ervaringen bij BOOM weet ik dat bij dit soort projecten het juist stellen van prioriteiten cruciaal is. Door voor ieder item op de checklist na te gaan wanneer het klaar moet zijn, en tussentijdse deadlines vast te stellen, weet je zeker dat alles op de uiteindelijke deadline samenvalt en je niet voor verrassingen komt te staan (want dat is wel het laatste dat ik wil, voorafgaand aan m'n trouwdag). De prioriteitenlijst gaf meteen een belangrijk signaal af: de levertijd van een jurk is drie tot zes maanden. Dat maakte het uitzoeken van een jurk prioriteit nummer één. We hadden bij de start van onze plannen nog slechts drieënhalve maand!
Net als op het werk zijn er in het ‘project Wedding' een heleboel (tussen)leveranciers waar ik rekening mee dien te houden. In het werk gaat het dan bijvoorbeeld om standbouwers, cameramensen, drukkers, beletteraars en fotografen. In mijn eigen project gaat het nu opeens over cateraars, juweliers, dj's en leveranciers van jurken, pakken en schoenen. Ach, de aanpak is hetzelfde. Je gaat op zoek naar de juiste partijen, vraagt offertes bij ze aan en zult keuzes moeten maken. Prijs en kwaliteit worden gewogen en vervolgens vindt er nog een stukje onderhandeling plaats voordat de knopen worden doorgehakt (stap 5).
Zo zie je maar. Het organiseren van een trouwerij is eigenlijk niet veel anders dan een project dat je draait voor je klanten. Met dat verschil dat ik ‘project Wedding' als het goed is maar één keer hoef uit te voeren. Wat dat betreft durf ik stap 6 met volle overtuiging te zetten: het ja-woord geven!
Riona Doolaard – Account Executive BOOM Communicatie