Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in toenemende mate op. Voor organisaties betekent dit dat zij zich doorlopend moeten kunnen aanpassen aan een veranderende wereld en realiteit. Ook voor wat betreft digitale informatievoorziening en communicatie is het voor organisaties zaak om bij te blijven. Want niet alleen technologie ontwikkelt zich, ook worden organisaties geconfronteerd met een veranderend internetgebruik, veranderende wensen en eisen van de eigen organisatie en hun stakeholders en een applicatielandschap dat zich doorontwikkelt. Maar ook met nieuwe wetgeving op het gebied van privacybescherming (AVG).
Kort door de bocht: op organisaties komt veel af, zeker als zij maatschappelijk breed verankerd zijn en te maken hebben met een verscheidenheid aan stakeholders. Het is de kunst om digitale ontwikkeling integraal aan te sturen en hierop processen in richten. Hiermee wordt de basis van digital governance belegd.
Met een dergelijk vraagstuk wordt ook Lentiz onderwijsgroep geconfronteerd; een onderwijsgroep in Zuid-Holland die zowel voortgezet onderwijs als middelbaar beroepsonderwijs verzorgt. De huidige website en het portaal zijn toe aan vernieuwing. Ook heeft Lentiz vragen over de inrichting, samenwerking en onderlinge afstemming van haar overige digitale informatievoorziening en communicatie. Lentiz heeft daarbij als onderwijsorganisatie te maken met een complex stakeholdersveld waar meerdere belangen en informatiebehoeften een rol spelen.
Digitale informatievoorziening en communicatie is een continu proces. Ook voor Lentiz. BOOM begeleidt momenteel een verander- en ontwikkelproces waarbij de basis wordt gelegd voor ‘digital governance’. Digital governance is een aanpak voor het vastleggen van aansprakelijkheid, beslissingsbevoegdheden en rollen bij wat organisaties digitaal en online doen. Bij Lentiz betekent dit dat we starten met de ontwikkeling van een integrale visie op informatievoorziening en communicatie door de organisatie. Met deze aanpak wordt duidelijk welke digitale kanalen bijdragen aan de doelen van de organisatie, in welke mate zij dat doen en in welke samenhang. Ook schept de visie helderheid over de specifieke inzet van kanalen, zoals een website of een portaal. Vanuit die visie kan er gericht werk worden gemaakt van deze en toekomstige digitale middelen en systemen. Hiermee kan Lentiz aan alle medewerkers verklaren waarom er op dat vlak bepaalde keuzes worden gemaakt.
David Westveer, Strategy Director bij BOOM, begeleidt Lentiz bij dit vraagstuk: “De wens van Lentiz is om allereerst de samenhang tussen de huidige digitale kanalen als websites, portalen, apps, sociale media en andere internetdiensten vast te stellen en duidelijkheid te verschaffen over de samenhang tussen de kanalen. Bij de inrichting en inzet van digitale communicatie en informatie richting én tussen stakeholdersgroepen houden we uiteraard rekening met wet- en regelgeving. Ook is toekomstbestendigheid een belangrijk onderwerp.”
De visie wordt op een interactieve wijze met de organisatie ontwikkeld. “Op basis van verkennende interviews met stakeholders en de inzet van focusgroepen ontwikkelen we momenteel een visie. Daarna is het zaak om doelgroep- en toekomstgericht invulling te geven aan de doorontwikkeling van kanalen, zoals de website. We starten echter met het fundament, want digital governance begint bij de ontwikkeling van een visie op digitaal. Zo wordt duidelijk hoe Lentiz de mogelijkheden van ‘digitaal’ en ‘online’ wil benutten. Bovendien wordt meetbaar wat digitaal succes is voor de organisatie”, aldus Westveer. “Zo bouwen we stap voor stap aan digitale transitie en op stakeholders afgestemde digitale informatie en communicatie.”