Aan de slag met strategie door helder programmamanagement
Programma’s maken ambities concreet en brengen visie tot uitvoering
Eerst even een paar definities, omdat begrippen als ‘visie’ en ‘strategie’ nogal eens door elkaar worden gehaald. Bij visiebepaling denkt een organisatie na over haar toekomst; over ambities en over de koers die de organisatie wil varen. Wij formuleren een visie als: ‘een inspirerend, gedeeld toekomstbeeld dat richting geeft aan de organisatie en haar mensen’. Een effectieve visie beschrijft waar je naar streeft en waarom dat belangrijk is. Het omschrijft een bereikbare toekomst waarin jouw organisatie gelooft. Het hoeft hier overigens niet altijd om een organisatiebrede visie te gaan. Visie kan ook gemaakt worden op specifieke thema’s. Een online visie bijvoorbeeld, of zelfs een regiovisie.
Strategie maakt die visie vervolgens concreet: hoe gaan we de gewenste toekomst bereiken? Hier komt het aan op het maken van keuzes: waar leg je de prioriteiten, waar zet je je mensen en middelen op in? Zonder een duidelijke visie ontbreekt de basis voor zulke strategische keuzes, gaf collega Reinke Oorbeek al aan in zijn artikel ‘Hoe doordachte visie richting geeft aan goede strategie’
Van strategie naar handelingsperspectief
Maar zodra de strategie op papier staat, begint het echte werk: de implementatie. En daar gaat het vaak mis. Niet omdat de strategie slecht is, maar omdat het handelingsperspectief ontbreekt. Want wie gaat dit allemaal oppakken, bovenop de drukte van alledag? En wie heeft of neemt er verantwoordelijkheid om te doen wat nodig is? Wie heeft er mandaat? Welke deadlines stellen we onszelf en wanneer is het geslaagd? Allemaal vragen die om een antwoord vragen, voordat er werk gemaakt kan worden van de strategie. Zonder duidelijkheid en structuur verzandt de uitvoering in allerlei losse initiatieven die na verloop van tijd doodbloeden.
“Zodra de strategie op papier staat, begint het echte werk: de implementatie. En daar gaat het vaak mis.”
Samenhangende programma’s met projecten
Programmatisch werken is de oplossing. Het is een manier van organiseren waarbij je complexe, veelomvattende veranderingen niet als één groot project uitvoert, maar bundelt in samenhangende programma’s. Een programma is een verzameling van projecten die gezamenlijk bijdragen aan een strategisch doel. Het doel van programmatisch werken is om grip te krijgen op omvangrijke en vaak abstracte strategieën door structuur, prioriteiten en duidelijke verantwoordelijkheden aan te brengen. In plaats van losse initiatieven of ad-hoc projecten, zorgt een programmatische aanpak voor overzicht, focus en samenhang, zodat de organisatie stap voor stap haar strategische doelen kan realiseren en daarmee dus uiteindelijk toewerkt naar het realiseren van haar toekomstvisie.
Joop Maas
Verantwoordelijkheid, eigenaarschap en mandaat
Programmatisch werken vereist daarbij een duidelijke structuur waarin verantwoordelijkheden en besluitvorming goed geborgd zijn. Zo krijgt het programma een programmamanager die verantwoordelijk is voor het realiseren van de programmadoelen en het bewaken van de samenhang tussen de diverse projecten. Daarnaast is er bij voorkeur een stuurgroep die op strategisch niveau toezicht houdt, prioriteiten stelt en beslissingen neemt over middelen en richting. Binnen elk programma gaan er werkgroepen of projectteams aan de slag met de uitvoering. Deze governance zorgt ervoor dat er een duidelijke lijn is van strategie naar uitvoering, dat eigenaarschap en mandaten helder zijn en dat er een mechanisme ontstaat om voortgang te monitoren en eventueel bij te sturen. Zonder deze structuur ontstaat het risico van versnippering, onduidelijkheid en verlies van strategische focus.
“Programmatisch werken geeft grip op de uitvoering én het vertrouwen dat de strategie daadwerkelijk gerealiseerd wordt.”
Structuur en samenhang
De voordelen van programmatisch werken liggen dus vooral in de manier waarop het structuur en samenhang brengt in verandertrajecten. Door programma’s te gebruiken ontstaat er een betere afstemming tussen projecten en de strategische doelen van de organisatie. Initiatieven worden nooit versnipperd uitgevoerd, maar gebundeld en afgestemd, waardoor ze elkaar versterken in plaats van tegenwerken. Bovendien verhoogt programmatisch werken de slagkracht van de organisatie, omdat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en besluitvorming goed georganiseerd is. De voortgang is zichtbaar en meetbaar; zowel voor de directie en/of het bestuur, als voor de rest van de organisatie. Dit geeft grip op de uitvoering én het vertrouwen dat de strategie daadwerkelijk gerealiseerd wordt.
Strategie implementeren vraagt om veel meer dan goede intenties. Een programmatische aanpak zet ambities om in concrete resultaten. Het is dé manier om grip te houden op complexe veranderingen en de organisatie toekomstbestendig te maken, geheel in lijn met de ontwikkelde visie.
