Start met een integrale visie op de digitale informatievoorziening en online communicatie. Daarmee wordt duidelijk welke digitale kanalen kunnen bijdragen aan de doelen van de organisatie, hoe zij dat doen en in welke samenhang. Ook schept het helderheid over kanalen met een specifieke functie, zoals een website of een portaal. Vooral binnen hoog complexe organisaties zoals onderwijsinstanties, is die integrale visie onmisbaar als vertrekpunt. Voor een efficiënt ontwikkeltraject én voor een effectief eindresultaat. Scalda, een instelling voor middelbaar beroepsonderwijs met ongeveer 900 medewerkers en 8.500 studenten, maakt op deze wijze gericht werk van haar online strategie en digital governance. Met succes.
In een onderwijsorganisatie vindt een enorme hoeveelheid informatie en documentatie zijn weg naar studiezoekers, studenten, ouders en verzorgers, alumni, (potentiële) medewerkers, (stage)bedrijven, toeleverende scholen en strategische stakeholders. Stakeholders die allemaal hun eigen customer journeys hebben met uiteenlopende belangen en informatiebehoeften. Interne en externe communicatie lopen hierbij in elkaar over. Bij Scalda* zijn de informatiestromen afkomstig van een vijftiental colleges en een aantal ondersteunende diensten. Via een groot aantal gezamenlijke digitale kanalen (e-mail, nieuwsbrieven, intranet, websites en een scala aan systemen die specifiek ingericht zijn voor studenten en medewerkers), communiceert de organisatie met haar stakeholders. Tot voor kort met weinig regie en samenhang.
Vanuit een traject tot strategische herinrichting van het gehele communicatiebeleid, heeft BOOM zich gebogen over het vraagstuk van Scalda. Met als gewenste eerste mijlpaal een doorontwikkeling van de website Scalda.nl; een belangrijk instrument in het communicatiebeleid en de daarin gewenste communicatieve cultuur. De digitale transitie die rondom Scalda.nl is gedefinieerd, moet leiden tot op stakeholders afgestemde communicatie.
Gestart werd met het ontwikkelen van visie op de online aanwezigheid van Scalda en de inzet van haar digitale kanalen. Rekening houdend met nieuwe technologische mogelijkheden, wetgeving, veranderende informatie- en interactiebehoeften van stakeholders én ambities vanuit de organisatie.
Scalda werkt bijvoorbeeld vanuit haar strategie aan kwaliteit en communicatie. Een belangrijk vertrekpunt was dan ook het beleidskader communicatie van Scalda, dat mede richting geeft aan de digitale en communicatieve transformatie. Inventarisatiesessies, gericht onderzoek binnen de organisatie, analyses en datamining gaven brandstof aan de visieontwikkeling.
De aanpak van BOOM was van begin tot eind daadkrachtig en doelgericht.
Ralph Toorop (Scalda)
In een jaar tijd is werk gemaakt van het (her)inrichten en ontwikkelen van verschillende componenten die voor het effectueren van de visie van belang zijn. Met Scalda.nl als platform dat zich vooral richt op studiezoekers en externe stakeholders en een duidelijke beleidsmatige positie voor specifieke webportalen voor studenten, ouders en verzorgers, stagebedrijven en medewerkers. Daarbij is tevens aandacht uitgegaan naar het inrichten, introduceren en implementeren van een beheerorganisatie met de daarbij behorende randvoorwaarden zoals formatie, redactiestatuut en een stijlgids. Ralph Toorop, adviseur digitale communicatie bij Scalda, is tevreden over het trajectverloop: “De aanpak van BOOM was van begin tot eind daadkrachtig en doelgericht. Dat heeft geresulteerd in een duidelijk en toekomstbestendig fundament voor onze gehele digitale communicatie die ook direct is doorvertaald in een website en vervolgens portalen die nu heel gericht en afgestemd op externe stakeholders worden ingezet.”
Met behulp van een design thinking methode werden in nauwe samenwerking met de afdelingen Communicatie en Informatiemanagement van Scalda, verkenningen uitgevoerd naar de te koppelen systemen en de wensen en behoeften van (interne en externe) stakeholders. In eerste instantie was dit proces gericht op de website. Daarna is deze aanpak ook toegepast op het ontwikkelen van portalen voor studenten, ouders en verzorgers, stagebedrijven en medewerkers. Ook via datamining en user feedback, zijn inzichten verkregen voor een effectieve online interactie. In sessies zijn user stories, toptaken en functionaliteiten nader uitgediept en is bewustzijn, alignment en commitment gecreëerd binnen de organisatie.
Op basis van de geïnventariseerde eisen en wensen zijn in afstemming met de organisatie een functioneel ontwerp, interactiedesigns en interfacedesigns ontwikkeld. Ook hier werd de organisatie weer bij de ontwikkeling betrokken. Onder meer tijdens interactieve sessies met interne stakeholders, toetsing van uitgewerkte concepten bij gebruikersgroepen en ook door de uiteindelijke planvorming te presenteren aan het directeurenoverleg en aan het College van Bestuur.
Gekozen is voor een modulaire opbouw met slimme templates die volledig responsive zijn. Zo blijft er ruimte voor doorontwikkelingen. Aandacht ging ook uit naar het opstellen van een uitvraag voor het selecteren van een technische partner; verantwoordelijk voor de maatwerkontwikkeling binnen de Drupal-omgeving, die in dit geval als ontwikkelomgeving werd verkozen. BOOM begeleidde de selectieprocedure en de technische realisatie. David Westveer, strategy director bij BOOM: “Ook hebben wij de functioneel beheerder gecoacht, zodat tijdens de ontwikkeling van de website en de portalen direct kennisoverdracht kon plaatsvinden richting de beheerorganisatie. In de eindfase van de realisatie verzorgden wij tevens de contentontwikkeling voor Scalda.nl. Daarbij werden het informatiedesign en de user stories als vertrekpunt genomen”.
“Het ontwikkelen en inrichten van een online omgeving is meestal meteen een digitale transformatie van systemen en processen. Het heeft dus gevolgen voor de manier van werken van mensen binnen de organisatie”, zegt David Westveer. “Daarom hebben wij in samenwerking met onze opdrachtgever de randvoorwaarden op orde gebracht om het project in goede banen te leiden; voorafgaand, tijdens en na de realisatie. Het ontwikkelen en introduceren van een visie, het doorvertalen in een aanpak en het optuigen van een beheerorganisatie hebben bijgedragen aan het benodigde bewustzijn, draagvlak en commitment. Binnen een organisatie als Scalda zijn veel medewerkers betrokken bij deze digitale transformatie en het is zaak hen vroegtijdig te informeren en te activeren. Alignment en aansturing van leidinggevenden en het communicatieve gedrag van sleutelfiguren vormden andere kritische succesfactoren.”
Dat een integrale, strategische en gefaseerde aanpak loont, blijkt inmiddels uit gebruikersonderzoek. De belangrijkste users van Scalda.nl, blijken de aangeboden informatie en het digitale kanaal zeer te waarderen. Bij een open vraag naar waar men Scalda.nl mee associeert, gaf meer dan 85% van de gebruikers zelfs spontaan het kenmerk ‘duidelijk’ op; één van de belangrijkste uitgangspunten in het strategische communicatiebeleid. Daarmee draagt de implementatie direct bij aan de strategische doelen van de organisatie en vormt de interventie een krachtige impuls voor het realiseren van de gewenste communicatieve cultuur van deze onderwijsinstelling.
Scalda is een opleidingsinstituut voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie in Zuidwest-Nederland. Vanuit twaalf vakgerichte colleges en vanuit de onderwijsmerken CIOS Goes, Mbo Dans Goes en Maritiem en Logistiek College De Ruyter verzorgt Scalda toegankelijk en veelzijdig onderwijs.