Advies

Toegankelijkheidsverklaring als vertrekpunt voor digitale inclusie

Digitale toegankelijkheid niet alleen belangrijk; ook verplicht

Maar liefst tweeënhalf miljoen Nederlanders vinden het moeilijk om te werken met digitale apparaten, websites en applicaties. Voor hen gaan ontwikkelingen te snel óf ze hebben een beperking die digitaal werken moeilijk maakt. Denk aan gebruikers die doof, slechthorend, blind, slechtziend of kleurenblind zijn. Of mensen met autisme, dyslexie of een kort werkgeheugen. Met deze groeiende groep hebben overheids- en onderwijsinstellingen dagelijks te maken én rekening te houden. Elke Nederlander moet kunnen meedoen in de (digitale) samenleving. Dit artikel belicht waarom digitale inclusie actueler is dan ooit en wat een overheids- of onderwijsinstelling te doen staat om écht digitoegankelijk te worden (als het dat nog niet is).

 

Wettelijke verplichting

Zoals een school- of overheidsgebouw toegankelijk moet zijn voor echt iedereen, geldt dat vanzelfsprekend ook voor digitale voorzieningen. Wat als leerlingen of burgers geen geluid kunnen horen of geen teksten en video’s kunnen zien? Hoe houd je daar rekening mee in bijvoorbeeld (digitaal) onderwijs en gemeentelijke dienstverlening? Digitaal toegankelijk zijn betekent dat alle applicaties, websites, documenten, video’s en factsheets bereikbaar zijn voor iedereen. Om dit te waarborgen is een verzameling aan richtlijnen opgesteld die gebaseerd zijn op de WCAG-standaard. Sinds 1 juli 2018 zijn overheidsorganisaties wettelijk verplicht maatregelen te nemen om hun websites en applicaties toegankelijker te maken.

 

Druk op de ketel

Ondanks die plicht voldoen veel onderwijs- en overheidsinstanties vandaag de dag niet aan de wettelijke Digitale Toegankelijkheidseisen. Slechts 4% van de overheidswebsites was eind vorig jaar volledig digitaal toegankelijk. Nog eens 47% is daarnaar op weg. Deze magere cijfers waren aanleiding voor de in november aangenomen motie Bisschop: een concreet stappenplan waarmee overheidswebsites en -apps zo snel mogelijk volledig voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidsverplichting. Dit gaat voor flink wat extra druk op de ketel zorgen voor organisaties die nog niet of slechts deels werk gemaakt hebben van hun digitale toegankelijkheid.

 

Overheid en onderwijs moeten toegankelijkheidsverklaring hebben

Om formeel aan de wet te voldoen, moeten onderwijs- en overheidsinstellingen gedetailleerd verantwoording afleggen in een onderbouwde toegankelijkheidsverklaring. Die verklaring laat zien welke inspanningen zijn en worden gedaan om websites en apps toegankelijk te maken. De verklaring heeft een vast format en beschrijft de concrete stappen naar een betere toegankelijkheid. Het online publiceren van een actuele toegankelijkheidsverklaring is verplicht. Deze verklaring moet gemaakt zijn volgens het officiële model, geaccordeerd zijn door een bestuurder én opgenomen zijn in het register.

 

Focus op mensen

Als BOOM helpen we organisaties bij het komen tot zo’n verklaring én bij wat er daarna nodig is. Want hoewel je met een toegankelijkheidsverklaring voldoet aan de letter van de wet, draagt deze papieren tijger niet per definitie bij aan het daadwerkelijk inclusiever maken van de digitale kanalen. Dat succes wordt voor het grootste deel bepaald door de medewerkers die er in de praktijk uitvoering aan geven. Het vraagt veranderbereidheid, aanpassingsvermogen, omgaan met onvoorspelbaarheid en het snel verwerven en ontwikkelen van digitale kennis en vaardigheden. Het digitaal inclusiever maken van een organisatie verschilt daarmee niet wezenlijk van een willekeurig ander verandertraject. Ook hier gelden de bekende veranderkundige wetten waarbij mensen, cultuur en gedrag centraal staan.

 

Zes succesfactoren voor digitale toegankelijkheid

Daadwerkelijk grip krijgen op de digitale toegankelijkheid vraagt dus niet alleen om compliance, maar om een organisatiebrede aanpak. Hiervoor hebben wij 6 kritische succesfactoren opgesteld:

 

  1. ‘Dit-is-geen-IT-project’-mindset

Van meet af aan goed over toegankelijkheid nadenken bij onderzoek, innovatie en ontwikkeling, lukt alleen met een juiste mindset. Vanuit inclusiviteit denken ligt veel meer in de cultuur van de organisatie besloten, dan dat het een IT-uitdaging is. Het draait om veranderbereidheid van de organisatie én het lerend vermogen van medewerkers. Vlieg het dus als verandertraject aan en betrek waar mogelijk ervaringsdeskundigen: zij maken als geen ander de urgentie en noodzaak duidelijk.

 

  1. Krachtig leiderschap

Zonder heldere visie en daadkracht van het management kan een organisatie digitale toegankelijkheid niet structureel oppakken. Verbind de juiste mensen en stel (samen) een roadmap op. Betrek collega’s vanuit andere afdelingen zoals IT, Inkoop, Juridische Zaken en Communicatie. Maak met een gezamenlijke agenda duidelijk wat de ambities zijn, stel prioriteiten en deel de doelen in de organisatie. Zorg voor integraliteit, zodat de eerdergenoemde cultuur- en vaardigheidsaspecten een duidelijke plek krijgen. Ook omdat toegankelijkheid doorwerkt in de processen van de verschillende afdelingen: er komen structureel taken bij.

 

  1. Duidelijke verantwoordelijkheden, rollen en processen

Stel vast wie (bestuurlijk) eindverantwoordelijk is en benoem een beleidsverantwoordelijke voor digitale toegankelijkheid. Geef haar of hem een heldere opdracht en het mandaat om te inventariseren, processen in te richten en een team met de juiste mensen in te richten. Creëer de juiste randvoorwaarden om werk te maken van digitale inclusie. Dat betekent ook: structureel budget, tijd en ruimte reserveren voor (bij)scholing en voor het aanpassen van bestaande processen. Vanuit het besef dat digitale inclusie geen eenmalig project is voor de organisatie, maar een terugkerend iets. De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel en bij elk (ver)nieuw(d) digitaal dienstverlenings- of communicatiekanaal heeft toegankelijkheid aandacht nodig. Dat geldt vanzelfsprekend ook bij het ontwikkelen van alle content die via de digitale kanalen wordt aangeboden, zoals teksten, foto’s, infographics, video’s en animaties.

 

  1. Complete inventarisatie

Voor iedere overheids- en onderwijsorganisatie is de toegankelijkheidsverklaring verplicht voor elk afzonderlijk digitaal kanaal. Het gaat dus niet alleen om de corporate website, maar ook om thema-websites en overige applicaties zoals een werkgeversloket of een ouderportaal. Dit vraagt om een volledig overzicht van alle digitale diensten en producten, de staat van hun huidige toegankelijkheid en eventuele reeds getroffen maatregelen. Houd ook rekening met toekomstige projecten, om een compleet beeld te krijgen. Stel op basis van deze scan de vereiste toegankelijkheidsverklaringen en actieplannen op, eventueel samen met een extern expert.

 

  1. Empowerment

Voldoende kennis van digitale toegankelijkheid in de organisatie is cruciaal. Zodat iedereen écht begrijpt hoe mensen met een functiebeperking digitale informatie en diensten gebruiken. Organiseer workshops en bied scholing aan voor alle betrokkenen die werken aan de websites, apps en digitale documenten. Bouw kennis op over functiebeperkingen, de toegankelijkheidsstandaard en eventuele hulpapparatuur waarmee ontwikkelaars, redacteuren en communicatiemedewerkers kunnen testen. Het is prettig om dit te kunnen doen aan de hand van een reeks standaarden, zoals een huisstijlhandboek of schrijfwijzer. Vergeet dus ook deze handige tools niet te updaten!

 

  1. Cyclisch testen en optimaliseren

Digitale toegankelijkheid is geen project. Zoals bij punt 3 al geschetst werd, vraagt het continu aandacht. Dat begint al bij de toegankelijkheidsverklaringen zelf: wees alert op het verlopen van deadlines in de verklaring. De verklaring moet sowieso actuele informatie bevatten. Maak digitale toegankelijkheid dus onderdeel van de beleidscyclus. Richt daarnaast een doorlopend test- en verbeterproces in. Tools kunnen daarbij helpen, maar geven bijna nooit een volledig beeld. Test dus ook handmatig op de vereiste criteria en zorg voor de kennis om dit goed te kunnen doen. Is die niet in huis, schakel dan een extern expert in voor deze periodieke toetsing op digi-toegankelijkheid.

Door werk te maken van deze 6 punten, gaat digitaal toegankelijker worden veel verder dan het alleen maar voldoen aan geldende regels. Het zorgt ervoor dat de organisatie er voortaan écht voor iedereen is.

Het proces op gang én verder brengen

In de praktijk merken wij dat veel overheids- en onderwijsorganisaties opzien tegen het zetten van stappen rondom digitale inclusie, of onvoldoende overzien wat het voor hen gaat betekenen. Ze doen daarom een beroep op ons. Om het proces op gang te brengen, of het in goede banen te leiden. Onder meer op het vlak van:

 

  • Strategie en beleid

Het al genoemde ‘krachtige leiderschap’ start met het opnemen van digitale inclusie in strategie en beleid. Met visie en commitment is een organisatie in staat om snel en gericht nieuwe werkwijzen, afspraken en processen te implementeren.

 

  • Cultuur en gedrag

Het zijn de medewerkers die de digitale toegankelijkheid in de praktijk vorm en inhoud geven. Als zij zich bewust zijn van het nut en de noodzaak én bereid zijn dat te vertalen in hun denken en handelen, kunnen er grote stappen worden gemaakt.

 

  • Het meten van de digitale toegankelijkheid

Digi-toegankelijk zijn is de nieuwe standaard. Maar hoever is de organisatie? Bij wie dat wil weten, doen we een quick scan.

 

  • Content, beheer en redactie

Voor het creëren van toegankelijke content zijn mensen nodig die specifieke disciplines beheersen. Bijvoorbeeld voor het schrijven en redigeren van webteksten op B1-niveau, het helder opbouwen en inrichten van webpagina’s conform de WCAG-richtlijnen, of het maken van voorlichtingsvideo’s of -animaties die aan hoge toegankelijkheidseisen voldoen. Zulke mensen heeft de organisatie niet altijd zelf in huis.

Meer weten? Neem contact met ons op.

Meer interessante berichten