Advies

Van Omgevingswet naar succesvolle participatie

De doorslaggevende rol van communicatie en stakeholdermanagement

De inwerkingtreding van de Omgevingswet is inmiddels al meerdere keren uitgesteld maar op 1 januari 2023 moet het écht gaan gebeuren – waarschijnlijk. Provincies, waterschappen, gemeentes en het Rijk zijn al jaren bezig om zich voor te bereiden op deze enorme stelselwijziging. Deze veelomvattende wet verandert niet alleen het juridisch en ruimtelijk domein. Overheden worden namelijk gedwongen om samen­werkingen anders en slimmer vorm te gegeven. En ook communicatie moet moderner worden ingericht. Maatschappelijke verbinding staat centraal in de omgevingswet. Maar, hoe kom je tot succesvolle participatie?

De Omgevingswet, die behelst nogal wat. Het brengt 26 wetten samen in één. Daarmee gaan we van 4.700 artikelen naar 349 en van 75 ministeriële regelen naar één. Beter overzicht en meer maatwerk op lokaal niveau moeten ervoor zorgen dat initiatieven – die gericht zijn op het ontwikkelen van de (fysieke) leefomgeving – sneller beoordeeld en uitgevoerd kunnen worden. Dat brengt grote verandering mee in de wijze waarop overheden hun samen­werkingen inrichten en het zorgt ervoor dat overheden een andere rol in de maatschappij krijgen. En dus ook andere positie ten opzichte van burgers en andere partijen.

 

Verschuivingen in macht en invloed

De Omgevingswet zorgt er daarmee voor dat overheden opnieuw moeten kijken naar de wijze waarop ze participatie inrichten en vorm geven aan omgevingscommunicatie. Om dit goed te begrijpen, is het van belang om bekend te zijn met de redenatie achter de Omgevingswet. Binnen het domein van de fysieke leefomgeving is over de jaren heen namelijk een enorm web aan wetten en regels ontstaan. Dat web maakt het in de praktijk vaak onmogelijk om tot belangrijke veranderingen te komen. Zo ook op kritieke gebieden zoals duurzaamheid, energietransitie en gezondheid. De Omgevingswet moet in deze situaties uitkomst bieden en mogelijkheden vergroten. Een voorbeeld:

Casus duurzame woonwijk Meppel 

Gemeente Meppel bouwt de komende jaren aan de duurzame woonwijk ‘Nieuwveense Landen’, waarbij gebruik wordt gemaakt van duurzame energiesystemen. Momenteel heeft de gemeente gebruik moeten maken van de Crisis- en herstelwet maar in de toekomst moet de Omgevingswet minimaal hetzelfde effect hebben.

Wat maakt deze wijk duurzaam? Een voorbeeld daarvan is het energiebedrijf, dat de warmte en kou uit de grond haalt. De koude lucht wordt in de zomer gebruikt om woningen te koelen en de warme lucht om woningen in de winterperiode te verwarmen.

Maar denk ook aan een woning die via zonnepanelen meer energie opwekt dan er verbruikt wordt. Eén van de buren kan die energie weer gebruiken om bijvoorbeeld een elektrische auto op te laden. De huizen in de wijk gaan uiteindelijk ook energie leveren.

Met de Omgevingswet kunnen dit soort vooruitstrevende projecten straks sneller en makkelijker starten.”

Bron: Rijksoverheid.

Het versnellen van projecten (met name in de besluitvorming daaromheen) is dus een aspect van de Omgevingswet. Een ander aspect is de samenwerking tussen overheid en andere betrokken partijen. Burgers, ondernemers en ook belangengroeperingen en -organisaties worden steeds mondiger. Ze willen meedenken over de oplossing, onderdeel zijn van de verandering en deze niet zomaar opgelegd krijgen. Met de Omgevingswet verandert ook hun rol. Nu eigenlijk al. Goede samenwerking tussen overheid en burgers moet weer een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel creëren ten aanzien van de (lokale) fysieke leefomgeving. Die gelijkwaardigheid moet ook in de praktijk zijn terug te zien: in samenwerking, communicatie en in sommige gevallen zelfs in de besluitvorming.

 

Handvatten voor succesvolle participatie

Plannen kunnen dus niet langer alleen gemaakt worden achter gesloten deuren. Veel overheidsinstanties proberen in de praktijk al steeds vaker de samenwerking op te zoeken. En ervoor te zorgen dat projecten, programma’s en plannen in gezamenlijkheid tot stand komen. Dat vraagt om een helder en werkbaar participatiebeleid. En dat is geen eenvoudige opgave. De manier waarop je een vraagstuk of uitdaging aanpakt, is namelijk (mede) afhankelijk van de aard van het project, de complexiteit van de omgeving en de partijen die eraan verbonden zijn. Specifieke participatieteams zijn binnen steeds meer overheden verantwoordelijk voor het inrichten en bewaken van een werkwijze rondom participatie.

Binnen BOOM hebben we een aantal succesfactoren ontwikkeld, die overheden kunnen helpen bij het inrichten van participatie:

 

1. Laat meedenken over de mate van participatie

We zien regelmatig dat overheden alles uit de kast trekken om in te zetten op de hoogst haalbare vorm van participatie: meebeslissen. Structuren werden ingericht, belangengroepen werden gemobiliseerd, een enorme hoeveelheid aan communicatiestukken werd opgesteld zodat iedereen over de juiste informatie beschikte om ook mee te kunnen beslissen. En tóch kwam het project niet vooruit. Waarom? Omdat de belangengroepen in kwestie lang niet allemaal mee wílden beslissen om uiteenlopende redenen. De inhoudelijke materie was te complex, men wilde niet zoveel tijd investeren in het project of voelden zich niet comfortabel bij zoveel verantwoordelijkheden.

Daarom raden wij aan: start met mensen mee te laten praten over de mate waarin zij willen participeren aan de hand van de participatieladder. En bouw (eventueel) vanuit daar verder op. Dat voorkomt onnodige verspilling van tijd en middelen.

De participatieladder van Logeion, een praktisch instrument om grip te krijgen op de verschillende niveaus van participatie

 

2. Richt participatie gesegmenteerd in

Maak participatie behapbaar. Neem bijvoorbeeld het doorontwikkelen van een bestaand gebied, waarbij je tegelijkertijd te maken kunt krijgen met onderwijsvoorzieningen, recreatiemogelijkheden, woonbestemmingen, zorgvoorzieningen, aanpassingen in de infrastructuur, voorzieningen voor openbaar vervoer en noem maar op. Lang niet al deze thema’s zijn voor iedereen relevant of interessant. Je verlaagt de drempel door mensen of groepen zelf te laten kiezen op welk onderwerp zij willen participeren. Bied mogelijkheden, maar sluit tegelijkertijd niemand uit.

 

3. Schep duidelijke kaders

Het is belangrijk om bij aanvang direct aan te geven waar de participatie betrekking op heeft én waarop dus niet. Deze duidelijke kaders zorgen ervoor dat de interactie zich focust op de mogelijkheden en niet op beperkingen of onmogelijkheden (zoals bestaande wetten en regels of al eerder vastgesteld beleid). Duidelijkheid over tot waar de participatie reikt, zorgt voor heldere verwachtingen ten aanzien van inhoud en proces.

 

4. Geef deskundigen status

In navolging op punt 3: soms zijn er al kaders gesteld door deskundigen. In het voorbeeld van gebiedsontwikkeling kan het zijn dat een team stedenbouw­kundigen komt tot een afgewogen en afgestemde visie op het gebied. Die visie is gebaseerd op onderzoek, kennis van klimaat, bouw, ‘leeffuncties’, etc. Belangrijk is dan goed toe te lichten hoe deze visie tot stand is gekomen en waarom de visie leidend is. Onderbouw en versterk de genomen besluiten en gestelde kaders door de deskundigen positie te geven.

 

5. Benut de verbindende kracht van communicatie

Participatie vraagt om meer verbinding tussen overheid, burgers en andere partijen. Goede communicatieprofessionals zijn daarbij van grote meerwaarde. Zéker in de beginfase. Beoogde deelnemers kunnen aanvankelijk een sceptische houding hebben; eerst zien dan geloven. Communicatie moet daarom effectief zijn: de boodschap moet raken (en daarvoor is inzicht in de drijfveren en belangen van de ontvanger nodig), gelijkwaardigheid moet tastbaar worden, er moeten interactiemogelijkheden zijn en er moet op transparante wijze over proces gecommuniceerd worden. Communicatie is daarmee cruciaal voor succesvolle participatie.
In het beginstadium doet een projectleider er verstandig aan een ervaren communicatieprofessional in te schakelen. Communicatiemensen zijn namelijk verbinders: zij verbinden strategie en uitvoering, doelgroep en boodschap, woord en beeld, etc. En die verbindende kracht is cruciaal bij het samenbrengen van overheid en burgers. Juist dan. Want wie is ‘de burger’ eigenlijk in deze regio? Hoe zorg je ervoor dat ‘de burger’ volledig is vertegenwoordigd in het vraagstuk? Aan welke informatie is behoefte? Hoe bereik je ‘de burger’? Hoe activeer je ‘de burger’? Allemaal vragen die ertoe doen en waar een communicatieprofessional zijn of haar expertise goed kan laten gelden.

 

6. Breng overzicht aan met gestructureerd stakeholdermanagement

Denk na over de motieven en belangen van stakeholders. Dit wordt weleens onderschat of zelfs over het hoofd gezien. In de praktijk horen we regelmatig het argument: “Wij weten wel hoe onze doelgroepen in de wedstrijd zitten”. Daar schuilen een hoop risicovolle aannames Breng daarom het stakeholderveld goed in kaart vóórdat het project start:

  • Met wie of welke ‘groepen’ heb ik te maken?
  • Welke invloed kan groep x uitoefenen?
  • Welk standpunt neemt groep x in?
  • Welk belangen heeft groep x?
  • Welke verwachting heeft groep x van het project?
  • Wat maakt dit project geslaagd voor groep x?

Goed overzicht helpt bijvoorbeeld bij het vroegtijdig signaleren van kansen. Maar ook van ontwikkelingen en initiatieven die (op inhoud) kunnen conflicteren. Heb je dit inzicht al in een vroeg stadium? Dan kun je al snel met de betrokken partijen om tafel om tot een oplossing te komen. Ook biedt goed stakeholdersmanagement een toetsingskader voor je proces: doen we nog de juiste dingen? Zitten alle kikkers nog in de kruiwagen? Kan ik weerstanden verwachten zo ja, uit welke hoek? Wat kan ik doen om deze weerstanden weg te nemen?

Op het moment dat je helder overzicht hebt, kun je beter en proactief verwachtingen managen, groepen of mensen verbinden en anticiperen op zaken die jouw project kunnen frustreren. En natuurlijk geldt ook hier: duidelijke communicatie, op het juiste moment, aan de juiste groepen, via de juiste middelen is van groot belang.

 

7. Stuur op ‘ja, mits’ in plaats van ‘nee, tenzij’

Ruimtelijke vraagstukken kennen vaak een langere looptijd waardoor je het risico loopt dat de energie wegzakt gedurende het project. Met het risico op stilstand. Wanneer je de dialoog aangaat vanuit een positief gedachtegoed, richt je op het maximaal haalbare en houd je ook de energie in een project. Focus dus op positiviteit door de dialoog op een waarderende manier in te richten.

 

8. Houd overzicht en verbind

Grote projecten kennen vaak veel bewegende onderdelen. Behoud daarom de helicopterview over alle deelprojecten binnen de participatie en monitor lopende processen. Houd zicht op mogelijke samenhang met andere onderdelen: breng dat in contact en faciliteer de synergie(voordelen).

 

Stap niet in de valkuil door te snel tot planvorming over te gaan. Een gedegen start met een gerichte participatiestrategie levert onder de streep zóveel meer op.

 

 

Succesvolle participatie dankzij goede communicatie en stakeholdermanagement

De Omgevingswet brengt grote veranderingen met zich mee over het inrichten en ontwikkelen van de leefomgeving. Omdat participatie van burgers en andere partijen een significant grotere rol krijgt, is het de taak aan overheden om aandacht te hebben voor de 8 succesfactoren. Met nadrukkelijke aandacht voor de daarin genoemde communicatie en het stakeholdermanagement. Zéker bij complexe en soms politiek gevoelige projecten. Stap dus niet in de valkuil door te snel tot planvorming over te gaan. Maak een gedegen start met gerichte oog voor effectieve communicatie en gestructureerd stakeholdermanagement. Want een effectieve participatiestrategie levert onder de streep zó veel meer op.

Meer interessante berichten