Een transitie naar zelfsturende teams, vraagt om goede communicatiestructuren. Teams meer verantwoordelijkheid geven kan de betrokkenheid en effectiviteit verhogen, maar wanneer de juiste kaders ontbreken gebeurt juist het tegendeel. Ook zorgorganisatie Tragel onderkent dat; hun teams moeten de zorgtaken zo goed mogelijk uitvoeren en het goed beleggen van de communicatie is daar belangrijk bij.
In veel hedendaagse beleidsvisies wordt communicatie integraal opgenomen. In de visie van moderne zorginstellingen hebben cliënten zélf de regie en maken zij gebruik van hun eigen talenten en kansen. Zorgorganisaties streven naar zelfstandige leefomgevingen, waarbij cliënten niet het gevoel hebben te worden verzorgd, maar waarin men op bezoek komt. Communicatie heeft daarin een belangrijke functie. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk blijkt een goede inbedding van communicatie in een complexe (zorg)organisatie toch lastig.
Aanvankelijk richtte de vraag van Tragel zich op het ontwikkelen van concrete middelen en kanalen, zoals intranet, extranet en een communicatiegids. Om de organisatie daadwerkelijk een stap verder te helpen, was het echter nodig om eerst een stap terug te doen. Communicatie begint namelijk bij een gedegen fundament: de strategie. Tragel zag ook in dat dát kaders schept voor succesvolle interne en externe communicatie.
Tragel biedt haar zelfstandige teams ruimte om, samen met cliënten, de kwaliteit van zorg vorm te geven. Dit betekent ook dat de communicatie binnen Tragel decentraal is belegd. Het was de wens van de organisatie dat afdelingen de communicatie zelf gingen oppakken. Een gerichte koers is dan nodig om de communicatie tussen medewerkers, cliënten en hun vertegenwoordigers zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen – passend bij de behoeften en wensen van de verschillende betrokkenen.
Het vraagstuk van Tragel was erg breed: het betrof interne en externe communicatie, interpersoonlijke en digitale communicatie – en alles daar tussenin. Om de opdracht behapbaar te maken, splitsten we het traject daarom in verschillende trajectstappen. De eerste stap betrof het uitvoeren van een communicatieonderzoek. Een explorerend kwalitatief onderzoek vormde de start, waarna een toetsend kwantitatief onderzoek volgde. Er werd gesproken met medewerkers, cliëntvertegenwoordigers en natuurlijk cliënten zelf. Via een enquête is breed inzicht gekregen in de sentimenten, issues, wensen en kansen ten aanzien van de bestaande communicatiestructuren.
Het projectteam van BOOM vertaalde de inzichten vanuit het onderzoek vervolgens naar een integrale communicatievisie en -strategie, inclusief een beknopt implementatieplan. In nauwe samenwerking met Tragel gaf BOOM ook invulling aan de vervolgopdracht die er lag. Middels interactieve en inspirerende dialoogsessies met de contactpersonen communicatie én alle medewerkers van Tragel, zijn verhalen opgehaald.
Die verhalen vormden weer belangrijke ingrediënten voor een verdere vertaling naar de zorgpraktijk. Door de verhalen via verschillende kanalen te delen, raakten verschillende teams en afdelingen met elkaar in gesprek. De dialoog over het verbeteren van de communicatie, ten behoeve van een betere zorg, werd daardoor opgestart – zowel tussen medewerkers onderling als tussen medewerkers en management. De interventie heeft geleid tot meer alignment en betere afstemming over en inrichting van de (interne en externe) communicatiestructuren van Tragel.
Tragel is in de regio Zeeuws-Vlaanderen de grootste zorgaanbieder voor mensen met een verstandelijke beperking. Meer dan 750 werknemers en een veelheid aan vrijwilligers hebben als missie om cliënten een goed en zelfstandig leven te bieden. Een duidelijke visie op ondersteuning en zorg, een hoge maatschappelijke betrokkenheid en het geven van eigen regie aan cliënten, kenmerken Tragel.