Doelgericht én wendbaar met het verandervliegwiel van BOOM

Klik op de afbeelding om het model in hoge resolutie te downloaden.

Het model

Het verandervliegwiel van BOOM biedt enerzijds houvast via vijf gefaseerde veranderstappen voor een systematische en dus doelgericht aanpak van verandering. En anderzijds waarborgt het model dat je adaptief blijft en kunt inspelen op veranderende omstandigheden aan de hand van 6 doorlopende ‘verandervoorwaarden’. Zo maakt het model verandering zowel wendbaar als doelgericht door een gestructureerde aanpak te combineren met voldoende ruimte om voortschrijdend inzicht te benutten. De vijf gefaseerde veranderstappen zijn:

1. Diagnose

In de diagnosefase schep je helderheid over het vertrekpunt, de gewenste verandering en de randvoorwaarden. Dit begint met een grondige probleemidentificatie: wat is de aanleiding voor de verandering en welke factoren spelen een rol? Via zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie wil je zo goed mogelijk de context en impact van de verandering begrijpen. Je peilt in deze fase ook gelijk de veranderbereidheid door remmende en motiverende factoren in kaart te brengen. Waar liggen weerstanden, en welke krachten versnellen de verandering? De diagnosefase is essentieel om de juiste koers te bepalen en een stevig fundament te leggen voor een effectief en gedragen verandertraject.

2. Strategie

Na de diagnosefase volgt de stap naar strategie. In deze fase bepaal je hoe de verandering wordt vormgegeven in relatie tot de bedrijfsstrategie en organisatiecultuur. Een sterke veranderstrategie begint met een heldere visie: welke toekomst wensen we? Het is raadzaam deze input te verwerken tot een krachtig veranderverhaal dat richting en draagvlak creëert. Vervolgens vertaal je deze visie naar een concrete strategie, waarin je de uitgangspunten en prioriteiten van het verandertraject vaststelt.

3. Ontwerp

In de ontwerpfase bepaal je de specifieke interventies die nodig zijn om de verandering te realiseren. Het ontwerp van de verandering begint met het kiezen van de juiste interventies en de beste timing, die je combineert op basis van de organisatiebehoeften. De interventies bestaan uit een combinatie van structuur, cultuur, resources, het verminderen van belemmerende factoren, communicatie en experimenten. Daarnaast is het zaak om in deze fase leiderschap op alle niveaus te versterken en randvoorwaarden op orde te brengen, zodat de verandering ook echt duurzaam is.

4. Implementatie

In de implementatiefase wordt de aanpak uitgerold, gekoppeld aan processen en systemen. Je zorgt voor aansluiting op zowel formele processen als informele netwerken via stakeholder- en netwerkmapping, ondersteunen gedragsvoorbeelden en moedigen experimenten en nieuw gedrag aan. Het vieren van (kleine) successen versterkt de verandering. Taken omvatten onder andere het coördineren van deelprojecten, begeleiden van interventies, bewaken van de samenhang tussen initiatieven, en het fungeren als linking pin naar het bestuur. Stakeholdermanagement en coaching bij lastige situaties kunnen eveneens onderdeel zijn van deze fase.

5. Bestendiging

In de bestendigingsfase staan het zichtbaar maken van de behaalde progressie en het blijvend verankeren van de verandering centraal. Je zorgt voor borging in systemen en processen en en richt je op opschaling en ‘mainstreaming’ van de veranderingen. Rollen en functies worden eventueel geüpdatet en medewerkers worden verder uitgerust om de verandering blijvend te ondersteunen. Het oogsten van de voordelen en het bevorderen van collectieve reflectie helpt om de veranderingen te verankeren en te borgen voor de toekomst.

Doorlopende verandervoorwaarden

De gefaseerde veranderstappen bieden houvast voor het doelgericht en gestructureerd werken aan verandering. Echter, geen enkele verandering is (volledig) te plannen. Daarom is het zaak om verandering wendbaar en flexibel te houden. Dat doe je aan de hand van de verandervoorwaarden, oftewel de ‘change enablers’. Deze voorwaarden moet je continu waarborgen gedurende het veranderproces en bijsturen wanneer dat nodig is. Het model voorziet in 6 concrete verandervoorwaarden, dat zijn:

• Stel concrete (sub)doelen – Duidelijke doelen zijn essentieel voor een succesvolle verandering en helpen richting te geven aan het proces.
• Betrokkenheid van medewerkers en relevante stakeholders – Het betrekken van medewerkers en stakeholders vergroot draagvlak en zorgt voor meer commitment gedurende het traject.
• Creëer ruimte voor leren in de organisatie – Veel veranderingen vereisen een leercomponent. Ondersteun dit met training, capaciteitsversterking, ruimte voor fouten, en buddy- of mentortrajecten.
• Ondersteun (tijdelijke) structuren – Tijdelijke structuren zoals een taskforce, programmaorganisatie, overlegstructuren, experimenten en overgangsrituelen bieden de noodzakelijke ondersteuning tijdens de transitie.
• Evalueer continu en stuur bij – Voer regelmatige evaluaties uit van strategie, ontwerp, communicatie, capaciteiten en interventies om bij te sturen waar nodig.
• Communiceer de visie – Herhaal de visie regelmatig en wees helder over de gewenste toekomst en de redenen voor de verandering. Het veranderverhaal speelt hierin een cruciale rol.

Het verandervliegwiel toepassen

De praktijk van verandering is vaak weerbarstig. Vandaar ook dat de aanpak zowel doelgerichte structuur als wendbare principes biedt. Toch zijn ook de gefaseerde veranderstappen niet per definitie lineair. In de praktijk kunnen fases namelijk overlappen, parallel aan elkaar lopen en bij complexe veranderingen soms zelfs door elkaar heen lopen of in cycli plaatsvinden. Dat is waar contextueel inzicht en sensitiviteit voor zowel de organisatie als de beoogd verandering doorslaggevend zijn.

Het is dan aan de verandermanager om complexiteit te verminderen en zaken overzichtelijk te maken. Dat kan als uitkomst hebben dat er er verschillende (sub)veranderopgaven worden geformuleerd uit de hoofdopgave, die dus ieder een eigen fasering, aanpak en timing hebben. Kijk daarbij niet alleen naar de verandering(en) an sich maar ook naar de lopende processen en opgaven; de winkel moet immers open blijven.

Heb je vragen over het verandervliegwiel, hoe je deze toepast binnen je organisatie of wil je meer weten over de veranderaanpak van BOOM? Neem gerust contact met ons op.