Breng mensen in beweging met een evenement
Naadloos aansluiten bij je communicatiestrategie
Zakelijke evenementen zijn er in allerlei varianten. Denk aan symposia, workshops, seminars, beurzen of netwerkevenementen. Allemaal zijn ze gericht op kennisdeling, professionele ontwikkeling en netwerken. Net als bij elke communicatie-interventie is het daarom belangrijk om vooraf te bedenken wat je wilt bereiken. En of een evenement aansluit bij deze doelstelling en zo ja, welk soort evenement dan het meest geschikt is.
Een evenement verbindt
Bij de organisatie van een evenement komt behoorlijk wat kijken. Maar het levert ook heel wat op. Zakelijke evenementen bieden voordelen die andere communicatiemiddelen niet hebben. Voor de organisatie én voor de bezoeker. Over het algemeen zijn er drie belangrijke voordelen van evenementen te onderscheiden.
- Mensen verbinden
Misschien wel de belangrijkste reden om een evenement te organiseren is om mensen fysiek bij elkaar te brengen en met elkaar te verbinden. Bezoekers delen vaak hun interesse in het thema van de bijeenkomst, wat het ideaal maakt om nieuwe contacten te leggen en bestaande relaties te versterken. Ook voor de organisator biedt dit kansen om duurzame banden op te bouwen met klanten of stakeholders. Bij terugkerende evenementen kan dit zelfs uitgroeien tot een community rondom het thema of de organisatie.
- Zaken verhelderen
Een evenement biedt de perfecte gelegenheid om kennis te delen op een interactieve manier. De fysieke aanwezigheid van deelnemers stimuleert de uitwisseling van ideeën, vragen en praktijkervaringen in real-time, wat vaak tot nieuwe inzichten en inspiratie leidt. Ondertussen versterkt de organisatie haar thought leadership en positioneert zich als autoriteit in het vakgebied. Een win-win dus.
- Versneld bekendheid opbouwen
Tot slot zijn evenementen bij uitstek een middel om merkbekendheid van organisaties te vergroten. Merkbekendheid heeft volgens Keller & Swaminathan twee aspecten: brand awareness en brand image.
Brand awareness vs. brand image
Brand awareness verwijst naar hoe gemakkelijk mensen de organisatie herinneren en herkennen. Een evenement met een interessant thema laat nieuwe mensen kennismaken met de organisatie en later te herkennen. Bovendien prikkelt een evenement verschillende zintuigen gedurende een dag of dagdeel, wat bezoekers de mogelijkheid biedt om de organisatie op een dieper niveau te ervaren en zo beter te onthouden.
Brand image is het beeld dat mensen hebben van een organisatie. Dit beeld is gebaseerd op ervaringen met de organisatie die worden opgeslagen in het geheugen van mensen. Door een uniek en memorabele beleving te creëren, zoals een evenement met unieke locatie, goede catering en inspirerende keynotes, creëer je positieve associaties die samen in het geheugen van mensen een positieve brand image vormen. Een evenement is dus bij uitstek geschikt om merkbekendheid op te bouwen.
Tips voor een impactvol evenement
Overtuigd dat een evenement niet mag ontbreken in je communicatiestrategie? Dan zijn er een hoop keuzes te maken die allemaal hun uitstraling hebben op de organisatie. Een communicatieprofessional is onmisbaar in het maken van die keuzes en ondersteunt in:
- Een sterke basis met een helder plan
Zodra het thema en de datum bekend zijn, is de eerste prioriteit om een helder plan te maken. Hierin staat onder andere een communicatie- of contentplanning en weet je welke informatie wanneer via welk kanaal gedeeld wordt. Zo sluit informatie in verschillende uitingen naadloos op elkaar aan. Het biedt structuur gedurende de voorbereidingsperiode en je hoeft niet last minute een creatieve tekst uit je mouw te schudden.
- Aansluiten bij verwachtingen van bezoekers
Bezoekers komen over het algemeen voor het programma. Zorg er dus voor dat het vernieuwend en inspirerend is en aansluit bij de verwachtingen. Maak het interactief met workshops of werkvormen. Zo voorkom je dat bezoekers enkel passief luisteren en aandacht verliezen. Sluit ook op organisatorisch vlak aan bij de doelgroep. Gaat het evenement over duurzaamheid, zorg dan voor vegetarische snacks. Komt je doelgroep uit het hele land? Houd dan rekening met file en begin niet om 8:30 uur. Juist die kleine dingen laten zien dat de organisatie de zaken op orde heeft.
- De communicatie na het evenement
Ook na het evenement zijn er volop kansen om je bezoekers in beweging te krijgen. Verstuur na afloop van het evenement een terugblikmail, met daarin content zoals de gebruikte PowerPoint en een aftermovie. Zo houd je het evenement langer top-of-mind. Nog beter is het bieden van extra waarde, door bijvoorbeeld een gerelateerde whitepaper of toolkit te delen. Hiermee onderstreep je nogmaals je positie als thought leader. Vergeet ook niet om bezoekers om feedback te vragen. Dat biedt inzicht in de waarde van je evenement én geeft je houvast voor relevante vervolgacties.
Julia Deelman
Sportevenement bij HZ University of Applied Sciences
De HZ University of Applied Sciences in Vlissingen stond voor de opgave om een impactvol sportonderzoekscongres te organiseren voor zo’n 250 onderzoekers uit heel Nederland. Doel was om relevante kennis te delen en de organisatie te positioneren als thought leader op het gebied van sportonderzoek. De organisatie vroeg BOOM om advies en ondersteuning in de coördinatie en communicatie ervan.
Keynotespreker en paralympisch kampioen Marlou van Rhijn op het podium tijdens het congres. Foto: Claudia de Wit – AV dienst HZ
Een essentieel onderdeel van het project was vooraf richting aanbrengen in het proces. Voordat we ons onderdompelden in de vele praktische zaken, stelden we daarom samen met de HZ een planning, takenlijst en communicatieplan op. In de aanloop naar het evenement namen we alle externe communicatie uit handen en op de dag zelf verliep alle coördinatie via het draaiboek van BOOM. Door deze uitgebreide aanpak, van plan tot uitvoering, ontzorgde BOOM de klant en zorgden we voor een vlekkeloos verloop.
Het sportevenement sloot aan bij de verwachting van de bezoekers. Tijdens drie inspirerende keynotes en de ruime keuze in deelsessies, workshops en posterpresentaties werden ze geïnspireerd en geactiveerd. Daarnaast hadden aanwezigen veel mogelijkheden om te netwerken tijdens de lunch en borrel en tijdens het informele programma de avond van tevoren. De HZ maakte indruk met de unieke locatie (een industriële loods in havengebied), catering en een gave dansshow waarmee de dag werd afgetrapt. Alle mogelijkheden om engagement te creëren werden benut.
Het doel van het evenement was om impactvolle onderzoeken en vernieuwende ideeën rondom sport en beweging te delen en bezoekers te binden aan de organisatie. Dat is met dit evenement goed gelukt. Ook heeft de HZ zich met een relevant programma en het delen van eigen kennis kunnen neerzetten als thought leader binnen dit onderzoeksgebied.
Bekijk ook deze onderwerpen
Bekijk het volgende project
Het belang van sterke employer branding
Werkzoekenden hechten veel waarde aan het werkgeversimago. Je solliciteert tenslotte liever bij een...
