Slimmer werken bij het Rijksvastgoedbedrijf

Organisatiebrede opgave

De I-strategie maakt integratie van informatievoorziening in het primaire proces mogelijk. Met slimmer, efficiënter en effectiever werken tot gevolg. Heb je data van een gebouw nodig? Of wil je het energieverbruik weten, zodat je betere beslissingen kunt maken? Dan moet deze informatie makkelijk en snel op een centrale plek te vinden zijn. De I-strategie is een waardevolle efficiëntieslag om de dienstverlening aan opdrachtgevers en vastgoedgebruikers te verbeteren.

Maar het is méér dan alleen een andere aanpak van de IT-afdeling. Het is een verandertraject voor de gehele organisatie dat een nieuwe manier van werken met zich meebrengt. Het Rijksvastgoedbedrijf vroeg BOOM om op verschillende niveaus te adviseren en te ondersteunen in de organisatiebrede communicatie van de I-strategie.

Strategisch verander- en communicatieplan

Samen met het I-strategie programmateam ontwikkelde BOOM een strategisch verander- en communicatieplan, gebaseerd op inzichten uit diverse interviews met medewerkers. Het RVB is een complexe organisatie dus de doelgroepen werden op basis van het Innovatie- en Adoptiemodel van Rogers gesegmenteerd. Het plan bevatte onder andere een risico- en uitdagingenanalyse, de strategische uitgangspunten voor de communicatie en een activiteiten- en contentplan. Een krachtig koepelverhaal en bijbehorende kernboodschappen vormden de basis voor alle communicatie-uitingen. Dit zorgt voor consistente boodschappen gedurende de hele periode waarin gecommuniceerd wordt. Dat is zeker met grote veranderingen ontzettend belangrijk.

Het activiteiten- en contentplan

Omdat communicatie ‘langs de lijn’ in een complexe organisatie vaak erg belangrijk is, richtten we ons niet alleen tot het verspreiden van content, maar ook direct tot leidinggevenden binnen de organisatie. Met workshops betrokken we vervolgens externe stakeholders en medewerkers uit alle lagen. Tot slot kwam alles samen in verschillende contentvormen.

1. Informatiebijeenkomsten voor afdelingsleiders en sectiehoofden
   In een reeks online informatiebijeenkomsten namen we afdelingsleiders en sectiehoofden op een interactieve manier mee in wat de I-strategie inhoudt, wat het voor hen betekent en wat er staat te gebeuren. Zo waren ze goed voorbereid op eventuele vragen vanuit hun afdelingen.
2. Workshops voor medewerkers (intern)
   Tijdens de landelijke RVB-dag organiseerden we een workshop om medewerkers uit alle lagen van de organisatie te betrekken bij de I-strategie. Aan de hand van hun behoeften konden we onderzoeken welke projecten van de I-strategie mogelijk meer prioriteit verdienen.
3. Workshop voor de markt (extern)
   Tijdens het netwerkevent RVB Marktmiddag kregen we de kans directeuren, managers en bedrijfsleiders uit de bouw- en installatiebranche te betrekken bij de implementatie met een workshop. We daagden deelnemers uit om mee te denken over het verbeteren van de samenwerking tussen het RVB en de markt.
4. Landingspagina op het Rijksportaal
   Een landingspagina op het Rijksportaal biedt medewerkers een centrale plek voor informatie over de I-strategie. RVB’ers kunnen hier terecht voor de voortgang van projecten, veelgestelde vragen en achtergrondartikelen. Transparante communicatie over de voortgang van het programma en de concrete projecten legitimeert het proces.
5. Zichtbaarheid d.m.v. roll-up banners
   We wekten de nieuwsgierigheid van RVB’ers door roll-up banners te verspreiden door het pand. Deze banners verwijzen door naar de landingspagina, waar medewerkers kunnen zien wat de I-strategie voor hen kan betekenen en wat de status van de lopende projecten is.

Doorlopende communicatie

Met deze organisatiebrede lancering van de I-strategie kwam de opdracht van BOOM ten einde. De volledige implementatie van de I-strategie neemt enkele jaren in beslag, waarbij communicatie een doorlopende taak blijft. Denk aan het regelmatig rapporteren van voortgang, aanvullende interviews met ambassadeurs en verdiepende workshops. Het programmateam heeft hiervoor nu de benodigde handvatten, zoals een toolkit voor leidinggevenden en formats voor diverse communicatie-uitingen. Daarnaast wordt de I-strategie jaarlijks herijkt op basis van interne en externe ontwikkelingen, zodat het RVB zich blijft ontwikkelen als hét kennis- en expertisecentrum voor rijksvastgoed.